Як навчитись керувати своїм часом?

Час – не повертається назад, його не можна примножити або накопичити. Час ніколи не вдасться передати комусь або позичити у когось. Ми можемо користуватись часом тут і зараз, а можемо відкладати ті, чи інші інструменти для його ефективного використання. Від того, як ми використовуємо час – залежить те, що ми можемо отримати завтра, на яку роботу влаштуватися, чи де опинитися.

Про time-management молоді розповіла Наталія Дорошенко, бізнес-тренерка, авторка навчальних програм з продажів, управління та емоційного інтелекту. Онлайн-тренінг «Як навчитись керувати своїм часом» організувала експертна платформа з розвитку кар’єри Career Hub в межах програми «Мріємо та діємо»

Завдання “Моя пріоритетна ціль”

Напишіть на аркуші паперу найголовнішу ціль вашого життя. Складіть аркуш навпіл і з іншої сторони напишіть список справ, які ви зробили вчора. Допишіть до кожної кількість часу, який ви на неї витратили, наприклад: ранкові процедури – 10 хв, дорога до університету – 60 хв.

Time-management

Тепер порахуйте весь час у годинах і переконайтесь, чи ведуть вас дії до вашої мети. Розгорніть аркуш паперу і проведіть стрілки до цілі від задач, які допомагають вам її досягти.

Дуже часто ми робимо ті справі і задачі, які не ведуть нас до виконання головної цілі. Якщо у вас багато задач, які не допомагають вам у цьому – перегляньте свою ціль, адже скоріш за все вона вас не мотивує. У тайм-менеджменті важливо мати мету, яка б вас надихала.

Чому цілі не мотивують

  1. Це не ваша ціль/ціль не співпадає з вашими цінностями/місією
  2. Вам важко повірити в досяжність цілі
  3. Результат дуже далеко в часі, тож краще розбити її на маленькі частинки і досягати поступово
  4. Ви втомилися і вам треба відпочити

Подумайте, що саме вам заважає бути ефективним у керуванні часом при досягнення цілі?

Дуже часто нам заважає лінь. Лінь – це лакмусовий папірець, який сигналізує про те, що варто зупинитись і переглянути свою ціль або шляхи її реалізації. Лінь – це симптом, який говорить, що якщо будеш довго робити, то перетворишся на механічного виконавця, якому нічого не буде хотітись і життя стане одноманітним. Успішні люди говорять, що “підключаються до розетки всесвіту”, тобто знаходять те, що їх надихає, дає їм порив для творчості. Звертайте увагу на свою лінь та намагайтесь її почути.

Як чітко ставити цілі – техніка SMART

Specific – конкретні – що саме ви хочете досягти, де і коли.

Measurable – вимірювані (у роках, грошах та ін) – має бути щось, що покаже, наскільки ваша ціль досягнута.

Achievable – досяжні – такі, що реально досягти, враховуючи ресурси та можливості, якими ви володієте.

Relevant – релевантні – аби досягнення цілі не шкодило вам або оточуючим.

Time bound – визначені в часі, напишіть, коли саме ви хочете досягти свою ціль.

Спробуйте прописати свою ціль за критеріями SMART.

Як оптимізувати використання свого часу?

  1. Розставте пріоритети

Time-management

Наш мозок часто обирає не те, що потрібно, а те, що легше робити. Тож тут може допомогти матриця Ейзенхауера. Розпишіть перелік задач на завтра відповідно до матриці: термінові і важливі – ті, які виконуємо в першу чергу, далі робимо важливі і нетермінові справи, в третю чергу – термінові і неважливі, і в останню чергу – нетермінові і неважливі, але не уникайте їх взагалі, також приділяйте їм час.

2. Проаналізуйте свій час

Виконуючи будь-які завдання протягом дня фіксуйте кількість часу, яку ви витрачаєте на нього. Записуйте хвилини або години, щоб потім зрозуміти, на що ви витрачаєте свій час, і чи ведуть вас ці завдання до кінцевої мети.

3. Приберіть поглиначів часу

  • відсутність пріоритету у справах
  • погане планування робочого дня
  • особиста неорганізованість, “завалений” робочий стіл
  • телефонні дзвінки, які постійно відволікають
  • незаплановані відвідувачі
  • нездатність сказати “ні” та відмовитись від якихось справ
  • невміння довести справу до кінця
  • зміна планів
  • затяжні обговорення
  • недостатня підготовка до обговорень і ділових зустрічей
  • особисті розмови на приватні теми
  • тривале чекання на когось, чи на щось
  • інтернет (соцмережі, чати, пошта)
  • постійні сварки, конфлікти

4. Плануйте кожен свій день

Чому планування є основним інструментом time-management?

  1. Якщо ви динамічно розвиваєтесь, часу у вас завжди буде недостатньо.
  2. Наш мозок самостійно розставляє пріоритети таким чином, що короткострокове витісняє довгострокове, просте – складне ітд.
  3. Запланований результат більш ймовірний і вимагає меншої кількості ресурсів.
  4. Оперативна пам’ять навіть у найпродуктивнішому режимі може утримувати не більше 7 блоків інформації, а при втомі і стресі її обсяг значно звужується.

Інструменти управління часом

  1. Стандартні замітки і чек-листи в смартфоні. Найбанальніший спосіб, але як для початку – досить зручний.
  2. Особиста дошка в Trello. Непоганий варіант, багатофункціональний і простий для управління невеликими проєктами. Тому багато хто використовує його в якості особистої Kanban-дошки.
  3. Додаток-трекер Pomodoro. Його суть в тому, щоб виділяти відрізок часу на конкретну задачу і запускати таймер. Як тільки лунає дзвінок – ви переключаєтеся на справу в іншій області.
  4. Toggl. Непоганий в цілому додаток з управління завданнями і трекінгу часу, втім багато функцій у ньому платні.
  5. Todoist. В ньому зручно вести робочі і домашні завдання, формувати списки літератури і справ. Todoist можна розділити на категорії за різними принципами. Частина категорій мають внутрішні підрозділи, де можна вписувати певні завдання, позначаючи кольором їх пріоритетність.

Підбірка книжок, які допоможуть навчитись керувати своїм часом

  1. “7 навичок високоефективних людей”, Стівен Р. Кові
  2. “Тайм-драйв: як встигати жити і працювати”, Гліб Архангельський
  3. “Важливі роки: чому не варто відкладати життя на потім”, Нег Джей
  4. “21 спосіб керувати часом”, Брайан Трейсі
  5. “Закони переможців: мудрі істини стратегії успіху”, Бодо Шефер

“Неможливо повернутись в минуле і змінити свій старт, але можливо стартувати зараз і змінити свій фініш”

Рой Джонс

Організаторами онлайн-тренінгу для молоді «Як навчитись керувати часом» є Career Hub і Центр «Розвиток корпоративної соціальної відповідальності» в межах програми «Мріємо та діємо». Програма «Мріємо та діємо» фінансується Агентством США з міжнародного розвитку (USAID) та впроваджується IREX разом з Центром «Розвиток КСВ».

Career Hub – експертна платформа Центру «Розвиток КСВ», яка об’єднує молодь, роботодавців, державні органи та освітні заклади для кар’єрного розвитку молоді – від школи до успішної реалізації у професії.

Місце для ваших коментарів

Залишити коментар

X